Seguro que te suena la palabra Kaizen. Viene en todo ese conglomerado de palabras como Agile, Lean, Kanban, etc. Y, de repente, Kaizen. Pues bien, aunque pueda parecer un poco menos conocida que las anteriores, realmente es el pilar que tienen en común todas ellas. En el post de hoy vamos a ver en detalle este concepto, qué ventajas (y desventajas) tenemos de aplicarlo y, por supuesto, algunos pequeños consejos para hacerlo. Pero… ¿el Kaizen se aplica? Vamos a verlo.
Origen de Kaizen
Por supuesto, habrás notado que esta palabra no tiene un origen occidental, no. Tiene un origen asiático, como gran parte de las metodologías y prácticas que usamos hoy en día, en específico de Japón. Si nos vamos al significado semántico de la palabra, Kaizen está formado por dos partes. «Kai», que podríamos traducirlo como «cambio», y «Zen», que significaría algo así como «mejor». Por tanto, Kaizen significaría «Cambio a mejor».
Como vemos, esta definición no lleva implícita las características de «pequeños cambios» o «cambios continuos». Y es que el Kaizen, más allá de un concepto, es una filosofía de vida. Filosofía que se puede aplicar a nuestras organizaciones, veremos cómo.
¿Qué es Kaizen?
Kaizen es una actitud. Nos viene a decir que no debemos conformarnos con lo que tenemos ni, por supuesto, debemos marcarnos la mejora como el final de un camino. Tenemos siempre que buscar cómo mejorar lo que nos rodea porque siempre hay cosas que mejorar.
Pero ¡ojo! vamos a hacerlo en cambios pequeños. Pequeños y continuos. Vamos a echar a andar y realizar cambios que nos afecten en el corto plazo, siempre con un ojo en el horizonte en un gran objetivo: conseguir que la mejora continua sea el motor de la organización.
Pero ¿de verdad esto funciona? ¿Tanto valor aporta? Vamos a ver ventajas de aplicar Kaizen de esta forma.
Beneficios de realizar cambios cortos y continuos
La experiencia nos ha demostrado que, si queremos cambiar un sistema, es mejor realizarlo a poquitos. Podríamos llevar a cabo un gran plan de transformación (otro término muy usado últimamente, demasiado) para una organización, con un detallado plan de acción a tres, seis y doce meses vistas. ¿Y por qué no? También a dos años vista. ¿Qué problema habrá? Tendremos el objetivo y la hoja de ruta clara para los siguientes años y, cuando lleguemos, ya estará todo el trabajo hecho.
Ojalá fuera así de fácil. Pero el mundo cambia y las organizaciones deben adaptarse a los cambios y mejorar con ellos. Un gran cambio esta rodeado de una gran nube de incertidumbre a la par que un gran coste asociado y esfuerzo para ejecutar el plan.
Sin embargo, si nos proponemos cambios pequeños, pero de gran impacto, podremos ir adaptando nuestras acciones a la realidad de la organización, reduciendo incertidumbre y afinando el tiro. Podremos revisar en el muy corto plazo si lo que estamos haciendo funciona o si hay nuevas variables a tener en cuenta. Y, por supuesto, resultados inmediatos.
Pero ¿es oro todo lo que reluce? Vamos a ver alguna desventaja.
Desventajas del Kaizen
No voy a negar que estoy demasiado sesgado para encontrar desventajas a este sistema. Lo he visto demasiado en acción y sé que funciona. Sin embargo, he visto un patrón que se repite y que puede ser muy contraproducente cuando nosotros buscamos todo lo contrario: la mejora continua.
Veo muchos casos en los que, aún identificando problemas e impedimentos y consensuando pequeñas acciones para mitigarlas, nunca se van. Reunión tras reunión, sale el mismo problema y, como desventaja, puede minar la motivación. Puede eclipsar todo aquello que sí hemos conseguido.
Y es que puede que haya problemas, propios del sistema, que necesiten cambios más grandes y drásticos, pero no se tiene en ese momento autoridad para ello. Y en ese caso, toca reinventarse.
Cómo implementar Kaizen paso a paso
Pues bien, como todo en esta vida, no es sencillo implementar Kaizen. Al ser un cambio de actitud, de mentalidad, hay que empezar por la base. Vamos a detallar lo que se llama el método de las 5 S. En cada punto pondré el nombre original, pero adaptaré el significado a lo que nos rodea: el mundo del desarrollo de software y empresas de tecnología. Cada punto es un paso para (empezar) a implantar Kaizen en tu organización:
- Seiri: hay que analizar el sistema para identificar aquello que NO nos aporta valor. Lo que en Lean llamamos el desperdicio. Y con la misma filosofía (ya dijimos que Kaizen es una constante) vamos a eliminar todo atisbo de desperdicio de nuestro sistema. Nos quedamos sólo con lo que aporta valor.
- Seiton: adaptado a nuestro mundo, se trata de organizar todo para facilitar el trabajo. Es decir, transparencia total. Todos sabemos qué hace qué y quién hace qué. Cuáles son los procesos de nuestro sistema y cuáles se integran con cuáles, por ejemplo. Organización de lo útil.
- Seiso: originalmente hace referencia a limpiar. A mí me gusta verlo como «no ensuciar». Es decir, nunca aportar desperdicio al sistema. El sistema debe brillar siempre.
- Seiketsu: llega el punto de estandarizar procesos. Sabemos lo que funciona, vamos a seguir usándolo. Que todo el mundo conozca cómo se trabaja de la forma más eficiente. Pero, ¿nos conformamos con eso? ¿No es contrario al kaizen? No, porque nos queda el último paso.
- Shitsuke: el más complejo, conseguir que cada persona de la organización haga suyos los principios del Kaizen y busque la mejora continua en todos y cada uno de los procesos, que sea una labor diaria y natural. La autodisciplina.
Conclusiones
En este artículo hemos visto que Kaizen propone la mejora continua como filosofía de vida, cambios pequeños pero continuos en el tiempo. Y, ¿por qué no? No solo a nivel laboral, a nivel personal, el Kaizen también es una forma de ver la vida.
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